Debitorenbuchhaltung - Definition
Die Debitorenbuchhaltung verkörpert einen wichtigen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Sie steht für die Erfassung von Transaktionen bzw. Geschäftsfällen, die in Verbindung mit Debitoren stehen. Der Begriff Debitor bezeichnet einen Schuldner, den man in der Unternehmenswelt bevorzugt als Kunden bezeichnet. Die Hauptaufgabe eines Debitorenbuchhalters besteht folglich darin, Forderungen zu erfassen.
Neben der reinen Erfassung von Forderungen , gibt es noch weitere Aufgaben die ein Debitorenbuchhalter zu erledigen hat. Schließlich werden Daten erfasst, die besonders für das Finanz- bzw. Forderungsmanagement des Unternehmens von hoher Bedeutung sind. Mit Hilfe der Daten, lässt sich zum Beispiel die Liquidität planen. Somit liefert die Debitorenbuchhaltung wichtige Daten, die vor allem für die Unternehmensführung von hoher Bedeutung sind.
Gleichzeitig verkörpert die Debitorenbuchhaltung einen Teilbereich des so genannten Forderungsmanagements, das auch häufig als Mahnwesen bezeichnet wird. Sollte sich zum Beispiel ein Kunde im Zahlungsverzug befinden, so wird diese Information von einem Debitorenbuchhalter an das Mahnwesen weitergeleitet. Teilweise werden die Aufgaben des Mahnwesens sogar von den Mitarbeitern der Debitorenbuchhaltung übernommen: Sie versenden Mahnungen, erheben Mahngebühren und dokumentieren alle relevanten Geschäftsfälle. In manchen Unternehmen geht es sogar soweit, dass diese Mitarbeiter auch die Kommunikation mit Inkassounternehmen und Anwälten übernehmen.
Des Weiteren können mit Hilfe der Debitorenbuchhaltung wichtige Informationen über einzelne Kunden gewonnen werden. So lassen sich zum Beispiel Rückschlüsse auf die Zahlungsmoral bestimmter Kunden schließen. Unter anderem kann mit Hilfe der erfassten Daten sogar erkannt werden, wie es um die Finanzen eines einzelnen Kunden steht und ob dieser zum Beispiel ein Insolvenzkandidat ist. Sollten entsprechende Anzeichen erkennbar sein, so hat das Unternehmen die Möglichkeit, frühzeitig zu reagieren und ggf. Lieferungen einzustellen, um somit einen eventuell bevorstehenden Forderungsausfall zu begrenzen.